先日、社内セミナーで「タイムマネジメント研修」を行いました。
この研修の主な目的は、日常の分断されたスキマ時間をどのように有効活用するかについて学ぶことです。

以下に、セミナーの内容とそのポイントをご紹介します。

日常業務の分類

まず、私たちの日常業務を以下の3つに分類しました。

A：ルーチンワーク及び標準時間 – 定期的に行う業務や決められた時間内に行うべき業務。

B：他者からの指示で突発的な業務 – 突然の依頼や対応が必要な業務。

C：自分が自由に利用できる時間 – 自由に使える時間や自分の裁量で使える時間。

現在の時間の使い方の分析

次に、各業務に対して現在どのように時間を使っているかを分析しました。

具体的には、これまで行ったすべての業務に対して標準時間と目標時間を設定し、どれだけの時間を費やしているかを見直しました。

業務の細分化とタイムチケット化

特に大きすぎる業務については、細かく分けることの重要性を学びました。

これにより、スキマ時間に適したサイズの業務に分割し、それぞれを「タイムチケット」として管理することで、短時間でも効率的に作業を進めることができます。

目標の稼働時間の設定

最後に、目標の稼働時間を労働時間全体の80～85％に設定することの重要性について学びました。

これにより、計画的に業務を進めることができるだけでなく、突発的な業務や予期せぬ事態にも柔軟に対応できる余裕を持つことができます。

受講者の声

Aさん（営業部）

「この研修を受けて、自分の時間の使い方がいかに無駄が多かったかを痛感しました。特に、大きなプロジェクトを細かく分けてタイムチケットにする方法は、スキマ時間を有効に使えるようになり、非常に役立っています。」

Bさん（インフラ・システム企画部）

「突発的な業務に追われることが多かったのですが、目標の稼働時間を設定することで、余裕を持って対応できるようになりました。また、標準時間を見直すことで、業務の効率も上がりました。」

Cさん（人事部）

「自由に使える時間がもっと多いと思っていたのですが、実際には意識的に確保しないと他の業務に追われがちだと気づきました。このセミナーを通じて、計画的に時間を使うことの大切さを再認識しました。」

まとめ

今回のタイムマネジメント研修を通じて、私たちはスキマ時間の有効活用方法について深く理解することができました。

業務の細分化や標準時間の設定、そして適切な稼働時間の目標設定は、日々の業務を効率的にこなすための鍵です。

今後もこれらの知識を活かし、より生産的な日常を目指していきたいと思います。