会議ってどのように進めたらいいの？会議で企業文化が決まる
会議は単なる情報共有の場ではなく、組織の価値観や行動様式が表れる重要な場面です。
例えば、会議名や進行方法が企業の文化や価値観を反映し、社員のモチベーションや行動に影響を与えることがあります。
創造的で独自性のある会議名は、企業が革新や挑戦を重視していることを示し、社員に積極的な参加を促します。
また、会議の進行方法や雰囲気が企業文化に大きな影響を与えることもあります。
例えば、発言しにくい雰囲気が定着すると、イノベーションが生まれにくくなります。
逆に、自由に意見を出し合える文化は、組織の活性化につながります。
さて、あなたの会社や部署ではどのような会議が進められていますか？
目次
あなたの職場では定例会議は機能していますか？
定例会議が形骸化していませんか？
「報告だけで終わる」
「結論が出ない」
「誰が何をするのか不明確」
などの課題がある場合、会議の目的や進め方を見直す必要があります。
定例会議は、情報共有だけでなく、課題解決や意思決定の場として機能させることが重要です。
会議は単なる報告の場ではない、共通の課題をみつけよう
会議を報告の場だけにせず、チーム全体の課題を共有し、解決策を検討する場にしましょう。
事前にアジェンダを共有し、参加者が議題について考えておくことで、建設的な議論が可能になります。
各役職による視座・視野・視点の違いを理解する
会議に参加するメンバーは、それぞれの役職や立場によって、物事の見方や考え方が異なります。
これらの違いを理解し、尊重することが、効果的な会議運営には欠かせません。
| 役職 | 視座 | 視野 | 視点 |
|---|---|---|---|
| 経営層（視座：高い） | 企業全体の方向性や長期的な戦略を見据えています。 | 市場動向、競合他社の動き、財務状況など、広範な情報を考慮します。 | 組織全体の最適化や持続的成長を重視します。 |
| 管理職（視座：中程度） | 部門やチームの目標達成に焦点を当てています。 | 部門内のリソース配分、業務プロセス、部下の育成などに注目します。 | 効率的な業務運営やチームのパフォーマンス向上を重視します。 |
| 一般社員（視座：低い） | 自身の担当業務や目の前のタスクに集中しています。 | 日々の業務フローや直接関わる業務範囲に限定されがちです。 | 具体的な作業の効率化や問題解決を重視します。 |
これらの視座・視野・視点の違いを理解し、会議の中で互いの意見や立場を尊重することで、より建設的な議論が可能になります。
例えば、経営層は現場の具体的な課題に耳を傾け、一般社員は企業全体の方向性を意識することで、共通の課題に対する理解が深まります。
会議を単なる報告の場から、共通の課題を見つけ出し、解決策を協議する場へと進化させましょう。
そのためには、参加者全員が積極的に意見を出し合い、異なる視点を融合させることが重要です。
会議の流れは課題の認識、優先度のコミット、計画立案から責任者の選定を
効果的な会議の進行には、以下のステップが有効です。
この流れを踏むことで、会議の成果が実行につながりやすくなります。
発言者≒責任者になると、だれも発言しなくなる
会議での発言がそのまま責任を伴うと、参加者が発言を控えるようになります。
発言と責任を切り離し、自由に意見を出せる雰囲気を作ることが大切です。
ホワイトボードやオンラインツールを活用して、議論の内容を可視化しましょう。
これにより、参加者全員が議論の進行状況を把握しやすくなります。
その上で、実行段階での責任者を適切に決定しましょう。
実践的なツールとフレームワーク
業務分担表の作成
業務分担表を作成することで、メンバー一人ひとりの役割分担が定義され、業務における責任の所在が明らかになります。
RACIマトリクスの活用
RACIマトリクスを使用して、各タスクにおける役割を次のように明確にします：
| 役割 | 意味 | 主な内容 |
|---|---|---|
| R：Responsible （実行責任者） |
実際に作業を担当する人 | 成果物を完成させる実行責任を持ちます。 |
| A：Accountable （説明責任者） |
最終的な責任を持つ人 | 品質や納期などに対して責任を負います。通常1タスクに1名。 |
| C：Consulted （相談先） |
専門的な知見を持つ協力者 | 意思決定に必要な助言・情報を提供します。 |
| I：Informed （報告先） |
情報共有を受ける人 | タスクの進捗や結果について情報を受け取ります。 |
RACIマトリクスのメリット
- 責任の明確化
- 各タスクにおける責任者が明確になることで、業務の進行がスムーズになります。
- コミュニケーションの円滑化
- 誰が何をするのかが明確になることで、関係者間のコミュニケーションが効率的になります。
- 業務の効率化
- 役割分担が明確になることで、重複作業や抜け漏れを防ぎ、業務の効率が向上します。
- プロジェクトの成功率向上
- 責任と役割が明確になることで、プロジェクトの目標達成に向けた取り組みが効果的になります。
発言を撤回するときは、議事録に残すこと、また明確に反対する場合はその理由を明確に
会議中の発言の撤回や反対意見は、議事録に明確に記録しましょう。
特に反対意見を述べる際は、その理由を具体的に説明することで、建設的な議論が促進されます。
一人だけ反対しているときは、その反対者が正解を選んでいる可能性があります。
集団思考（Groupthink）
同調性バイアス（Conformity Bias）
バックファイア効果（Backfire Effect）
情報カスケード（Information Cascade）
これらの理論は、少数意見や反対意見が正しい可能性を示唆しています。
組織やチームでの意思決定においては、異なる視点や意見を尊重し、多様な意見が自由に表明できる環境を整えることが重要です。
心理的安全性を高めることで、より健全で効果的な意思決定が可能となります。
議長はファシリテーターに徹するか、専門の進行係を決めること
議長が議論に積極的に参加しすぎると、中立性が損なわれる可能性があります。
議長はファシリテーターとして議論を円滑に進める役割に徹するか、専門の進行係を任命することで、会議の質を高めることができます。
ファシリテーターの主な役割
- 目的とゴールの明確化
- 会議の目的や目指すゴールを明確にし、参加者全員と共有します。これにより、議論の方向性が定まり、効率的な進行が可能になります。
- 話しやすい雰囲気の醸成
- 参加者が自由に意見を述べられるよう、安心して発言できる環境を作ります。特に、役職や立場の違いによる発言のしにくさを解消することが重要です。
- 議論の整理と可視化
- 出された意見や情報を整理し、ホワイトボードや資料などを用いて可視化します。これにより、参加者全員が議論の内容を把握しやすくなります。
- 合意形成への導き
- 議論をまとめ、参加者全員が納得できる結論やアクションプランを導き出します。意見の対立がある場合は、双方の主張を整理し、共通点を見出すことで合意を図ります。
- 時間管理
- 会議の時間を管理し、各議題に適切な時間を割り当てます。議論が長引きそうな場合は、適切なタイミングで次の議題に移るなど、柔軟な対応が求められます。
ファシリテーターは、会議の進行を円滑にするだけでなく、参加者全員の意見を尊重し、建設的な議論を促進する役割を担います。
そのためには、高いコミュニケーション能力や柔軟な対応力が求められます。
効果的なファシリテーションにより、会議の質が向上し、組織全体の意思決定や問題解決がスムーズに進むようになります。
会議の癖は、その企業の文化になることを忘れずに
会議の進め方や雰囲気は、企業文化に大きな影響を与えます。
会議で物事を決めるということは意思決定の習慣化です。その習慣には考え方や価値観、行動が現れます。
例えば、発言しにくい雰囲気が定着すると、イノベーションが生まれにくくなります。
逆に、自由に意見を出し合える文化は、組織の活性化につながります。
議案がなかなか集まらなかったり、決議が決まらないなどは、もはやその企業の正確でしょう。
会議の進め方を見直すことで、企業文化の改善にもつながることを意識しましょう。
会議の基本を押さえ、効果的に進めることで、チームの生産性やモチベーションの向上が期待できます。
日々の会議をより良いものにするために、ぜひ今回のポイントを参考にしてみてください。
